Emailmarketing een krachtige tool voor werving en behoud.

Er is veel te doen over database marketing en Bigdata. Begrippen die voor verenigingen erg vaag lijken. Toch zijn ze heel belangrijk want een goede emailmarketing strategie zorgt ervoor dat potentiële leden daadwerkelijk lid worden en dat leden, ouders, partners en omwonende fan van je worden en zelfs ambassadeurs. Lees in dit artikel hoe je in acht stappen aan de slag kunt met een goede emailmarketing strategie.

 In mijn blog neem ik je deze week mee langs mijn ervaring met emailmarketing en zet ik de begrippen in de context van de vereniging. Voor mijn eigen bedrijf heb ik gemerkt dat een goede emailstrategie onmisbaar is om dichterbij je doelgroep te komen en je relatie met je doelgroep uit te bouwen. Het schrijven van dit blog is bijvoorbeeld weer een stap om jou beter te leren kennen en je te helpen met het runnen van jouw club. Laten we beginnen bij het begin.

In dit artikel lees je

• Het doel van emailmarketing;
• Kiezen van een programma;
• Bouwen van je lijst;
• Laten groeien van je lijst;
• Emailstrategie werving;
• Emailstrategie behoud;
• Meet je effect;

Het helpt je relatie te bouwen

Emailmarketing is onderdeel van je ledenwerving- en ledenbehoud strategie. Het goed inzetten van emailmarketing helpt je om meer en beter te communiceren met bestaande leden en zorgt ervoor dat je de meerdere contactmomenten hebt met potentiële leden. Het werven van nieuwe leden gebeurd online en offline. Mensen bezoeken de website en vragen een proefles aan of mensen doen mee aan een activiteit in de wijk en laten hun gegevens achter. Mensen worden dan vaak nog niet gelijk lid, hier zijn nog vaak 5 tot 6 contactmomenten voor nodig. Met een goede emailstrategie kan je een aantal van deze contactmomenten inkleuren en sturen op een lidmaatschap.

Kiezen van een goed programma

Er zijn meerdere programma’s waarmee je jouw emailmarketing kan inzetten. Eén van de bekendste programma’s is Mailchimp. Dit programma is tot 2000 ontvangers en 12.000 mailtjes per jaar gratis. Het programma geeft je de mogelijkheid om onder andere opgemaakte nieuwsbrieven, mailtjes en kaartjes te sturen. Daarnaast kan je met een betaalde versie ook mailingen automatiseren. Dit is handig als je een reeks van mailtjes naar al je leden of potentiële leden wilt sturen. Hier vertel ik straks meer over. Je kunt dus een gratis versie aanmaken en ontdekken wat je allemaal met dit programma kan. In mijn blog volgende week ga ik dieper in op het aanmaken van een account en het gebruik van Mailchimp.

Bouwen van je lijst

Waarschijnlijk stuur je nu al een nieuwsbrief naar alle leden en misschien zelfs een nieuwsbrief naar partners en sponsoren. Als vereniging doe je er slim aan om verschillende lijsten te maken, zoals:

• Lijst potentiële nieuwe leden of sponsoren;
• Lijst bezoekers (omwonende, opa’s en oma’s en eigenlijk iedereen die je naar je wedstrijden wilt laten komen);
• Lijst met actieve leden;
• Lijst met oud-leden;
• Lijst met partners en sponsoren;
• Lijst kader en vrijwilligers,

Bedenk je per lijst welke informatie de doelgroep wil ontvangen. Ik merk nog vaak dat verenigingen de nieuwsbrief voor de leden ook naar partners en sponsoren sturen. Alleen de informatie voor leden, zoals bijvoorbeeld wijziging trainingstijden, is niet relevant voor sponsoren en partners.

“Als je dus één mail naar alle partijen stuurt dan zullen mensen snel afhaken, de mails niet meer lezen en zelfs zich uit je lijst uitschrijven.”

Door in je lijst kenmerken aan te geven kun je snel segmenten mailen. Je kunt bijvoorbeeld bij de leden hun elftal benoemen waardoor je in één keer kan segmenteren op een elftal. Bij partners kun je kenmerken meegeven zoals school, huisarts, gemeente of sponsor. Hierdoor kan je snel segmenteren en als nog relevantere nieuws items op maat maken.

Je lijst laten groeien

Voordat je aan de slag kunt met database marketing zal je eerst een goede database moeten hebben. Als je de lijsten aanmaakt dan kun je jouw huidige excel-bestanden met adresgegevens onder de juiste lijst inladen. Dit is je eerste stap en de volgende stap is het verreiken van NAW-TE (naam, adres, woonplaats, telefoon en email) gegevens om je lijst te laten groeien.

“Door een prijsvraag te koppelen aan een ledenwervingsactiviteit kun je NAW-TE gegevens verzamelen. Laat mensen iets raden en geef een cadeau weg. In ruil hiervoor laten mensen hun gegevens achter en hiermee kun je hun later benaderen.”

Online ligt het verzamelen van gegevens anders. Mensen komen op je website om informatie te zoeken. Het is belangrijk dat potentiële leden gelijk de juiste informatie vinden en dat er een trigger is om gegevens achter te laten. Vraag onze nieuwsbrief aan is onvoldoende. Schrijf je in voor een proefles is al beter, maar dit kan nog krachtiger. Maak op je homepage een button met: gratis proefmaand. Geef potentiële leden de kans om een proefmaand t.w.v. een maandbedrag aan te vragen en laat ze in ruil daarvoor hun NAW-TE gegevens invullen. Je kunt hen dan daarna gelijk mailen voor een proefles. Je moet dus bedenken waar komt mijn doelgroep online en offline en hoe kan ik hen verleiden om gegevens achter te laten.

Emailstrategie werving

Er zijn gemiddeld zeven contactmomenten nodig om iemand lid te laten worden van jouw vereniging. Een goede emailstrategie helpt je te sturen van zichtbaarheid naar een lidmaatschap. De eerste stap was het verzamelen van de NAW-TE gegevens online en offline. De volgende stap is het inkleuren van de volgende contactmomenten. Dit kan je op de volgende manieren doen, namelijk:

Offline

Bij offline ga ik er even vanuit dat je een emailadres hebt verkregen nadat je in de wijk of op de club een activiteit hebt georganiseerd. Nu is het zaak dat je iedereen die mee heeft gedaan opnieuw gaat benaderen. Je kunt hier de volgende contactmomenten voor gebruiken, namelijk:

• Nodig de deelnemer uit voor een aantrekkelijk vervolgaanbod;
• Nodig de deelnemer uit voor het bezoeken van een wedstrijd;
• Stuur de deelnemers een nieuwsbrief met leuke informatie over de club;
• Stuur een mail waarin je een leuke oefening uitlegt of de training laat zien en zorg dat mensen thuis de oefening kunnen uitvoeren;
• Stuur een mail waarin leden vertellen hoe gaaf het aanbod is;
• Stuur een mail met een persoonlijk verhaal van iemand die al gestart is;

“Blijf nadenken over vervolgstappen en stop niet na de wervingsactiviteit of na één mailtje. Misschien duurt het wel een jaar voordat iemand lid wordt. De bovenste stappen zorgen ervoor dat je gedurende dat jaar op het netvlies bij jouw potentiële lid blijft.”

Online

Als iemand online zijn gegevens achter laat dan zou ik je adviseren diegene gelijk te bellen en een proefles te plannen. Maar als je dat lastig vindt dan kan je dezelfde mailstrategie aanhouden. De eerst mail zal alleen anders zijn omdat er een andere aanleiding is.

Emailstrategie behoud

Een goede emailstrategie zorgt voor extra contactmomenten met jouw leden en kan er zelfs voor zorgen dat je de verwachting van mensen overtreft en ambassadeurs realiseert. Door een nieuwsbrief van jouw vereniging te sturen houdt je leden op de hoogte van wat er allemaal gebeurd. Maar je kan nog veel meer met je emailmarketing, namelijk:

• Stuur nieuwe leden na een aantal weken een mail en vraag hen naar hun ervaring;
• Stuur leden een verjaardagskaart;
• Stuur leden een kaart als ze ziek zijn;
• Mail je leden leuke oefeningen en trainingsstof via een vlog of een blog;
• Laat leden aan het woord en deel hun ervaring;
• Mail oud-leden één keer per kwartaal met een speciale nieuwsbrief over de club;

“Een goede mail heeft maar één pijl op zijn boog. Hiermee bedoel ik dat een goede mailing maar over één onderwerp gaat en maar één actie van de ontvanger vraagt. Besef je dat als je meerdere vragen via de mail stelt, je bij iedere vraag het afhaak percentage met 30% verhoogt.”

Als je dus via de mail bijvoorbeeld tegelijk een oproept doet voor een vrijwilligersfunctie en voor het invullen van een leden enquête dan zal je rendement veel lager zijn dan wanneer je alleen mailt voor bijvoorbeeld een leden enquête. Ik besef me dat een nieuwsbrief natuurlijk meerdere onderwerpen heeft, de regel is dan één vraag per onderwerp. De bovenste berichten in je nieuwsbrief worden het beste gelezen. Benoem dus de belangrijkste zaken eerst.

Meet je effect

Emailmarketing is niet heilig en vervangt zeker niet het persoonlijke contact. Dit is altijd de beste en sterkste manier om te communiceren. Maar een goede emailstrategie zorgt er wel voor dat je veel meer contactmomenten hebt en dat je dus tijd bespaart. Ik hoor vaak van bestuurders dat alle leden de nieuwsbrief krijgen en dus de informatie hebben, maar besef je dat dit niet zo is. De ervaring leert dat maar 50 tot 60% van de mensen de nieuwsbrief openen en je wilt niet weten hoeveel procent ook daadwerkelijk lezen. Door een programma als Mailchimp te gebruiken krijg je inzicht in het aantal mensen dat de nieuwsbrief openen en je krijgt inzicht waar ze op klikken en wat ze lezen. Deze kennis geeft je de mogelijkheid om te sturen, namelijk:

• Mensen die de mail niet openen kan je een reminder sturen;
• Potentiële leden die een mail open, maar geen actie ondernemen twijfelen vaak nog. Je kan hen persoonlijk benaderen om ze het laatste zetje richting jouw vereniging te geven.
• Als je mailt over bijvoorbeeld een vrijwilligersfunctie kan je op naam zien wie dit bericht heeft gelezen. Deze leden kan je persoonlijk benaderen om te polsen of ze behoefte hebben voor de functie.

Je kan dus via het programma zien wat er gebeurd en op basis daarvan een vervolgactie bepalen. Stuur niet alleen een nieuwsbrief, maar kijk wat de leden met de nieuwsbrief doen. Als ze een onderwerp lezen waar een actie voor nodig zoals bijvoorbeeld de vrijwilligersfunctie, stuur dan ook een vervolg mail.

 “Als mensen een mail niet lezen of openen dan moet je ze ook geen vervolg mail sturen. Stelregel is: maximaal één reminder. De ontvanger heeft waarschijnlijk geen interesse en te veel e-mails zullen sneller als spam worden ervaren. Hierdoor vergroot je de kans dat mensen zich uitschrijven van je lijst.“

Automatiseren

De laatste stap is het automatiseren van je emailstrategie. Dit vraagt om een strategie per doelgroep of lijst, met een mooi woord noemen ze dit in marketing termen een customer journey. De eerste stap is dus het uitdenken van de zes contactmomenten nadat iemand zich heft ingeschreven voor de lijst. Als je dit weet dan kun je de contactmomenten ook automatiseren. Maar je kunt bijvoorbeeld ook geautomatiseerd alle leden op hun verjaardag een kaart sturen.

 “Door je lijst complete te hebben met onder andere: voornaam, achternaam geboortedatum etc. Kun je leden gepersonaliseerd mailen. Zo wordt de verjaardagkaart persoonlijk zonder dat je hiervoor een extra handeling hoeft te verrichten.“

Automatiseren is een betaalde functie van Mailchimp en naar mijn ervaring pas interessant als je een langere tijd met het programma werkt. Door eerst alles handmatig te mailen krijg je meer inzicht en leer je het programma kennen. Daarna kan je door mailingen te automatiseren een hoop tijd besparen.

Gebruik je creativiteit en neem de eerste stap

De legendarische woorden van Cruijff waren je moet schieten om te kunnen scoren. Kortom: je moet er gewoon mee beginnen om te merken wat de kansen van emailmarketing zijn. Mocht je hulp willen dan kunnen wij je helpen met het zetten van de eerste stappen. Neem gerust vrijblijvend contact op en wij denken graag mee over jouw emailstrategie.

Maak vrijblijvend een afspraak

Of volg ons gratis 21 dagen programma en wij helpen je in 21 dagen jouw club in de markt te zetten.